近年、デジタルの飛躍的進歩により、在宅勤務などの柔軟な働き方を通じて、ワークライフバランスを改善できる可能性が高まっています。これとは別に、新型コロナウイルスのパンデミックにより、世界中の企業が従業員を在宅勤務に移行せざるを得なくなりました。上記のような状況に陥ったことがあるなら、今こそリモートワークが単なる生存メカニズムではなく、スマートな生き方であることを確認する絶好の機会です。

なぜ在宅勤務の「よりスマートな」習慣が必要なのか？

私たちは生存本能を持って生まれています。世界が前例のない技術開発に向かっている今、私たちの本能は、急速に変化する職場環境に適応する動機となっています。

組織レベルでは、従業員の作業環境が生産性と直接関係していることが明らかになりつつあり、リモートワーク環境をサポートする雇用主は、この慣行が効率の向上につながっていると主張しています。

ただし、同時に、在宅勤務に関連する一般的な落とし穴をいくつか覚えておく必要があります。

• あなたは無限の気晴らしに囲まれています
• タスクのスケジュールや時間の管理よりも、休憩を取ることを考えている
• テクノロジーの観点から見ると、自分は時代遅れになっていることに気づきます。
• 最終的には、成果物を納品するまでの間、怠けたり、苦労したりすることになります。
  

在宅勤務のメリットは、名前そのものから明らかです。しかし、「よりスマートな」在宅勤務は、職場の代わりになるだけではありません。つまり、柔軟な勤務時間で、オフィスへの移動時間を減らして、生産性を高めることができる環境を作ることです。しかし、意図した目的を達成するためには環境を育む必要があります。

次の3つの便利な習慣を身に付けることで、その方法をご紹介します。

1. 専門的で一貫性のあるプロフェッショナルな作業スペースを確保する
2. テクノロジーを活用して生産性を最大化
3. 厳しいスケジュールを守る

習慣1: 専門的で一貫性のあるプロフェッショナルな作業スペースを確保する

オフィスでも自宅でも、良好な環境であれば、気が散りやすくなるのを防ぐことができます。ただ快適であるばかりでなく、仕事専用の理想的な作業コーナーを作ることはほぼ不可能です。

専用の作業スペースを確保する主な目的は、作業スペースを節約することです 「在宅勤務」 になることから 「どこからでも仕事ができる」 状況。ビーンバッグやキッチンテーブルに座っているだけで、居心地が良くなります。オフィス感覚が失われても、生産性が低下するのに時間はかかりません。

自宅の特定の場所を仕事専用にし、一貫性を保ちましょう。

ザ・エッセンシャル

この方向への第一歩は、決めた作業領域を完全に変えることです。作業エリアは、作業の種類に応じて、別の部屋でも、家の一角でもかまいません。

比較的静かなエリアを特定したら、そのエリアをプロフェッショナルなものにするために時間とリソースを投資する必要があるかもしれません。どうして？世界中で成功している企業の中には、自宅の質素な職場からスタートした企業もあります。

次の 2 つの重要な手順を実行する必要があります。

• フリーランスで写真を撮る場合を除いて、十分な照明（または自然光）があることを確認してください。この場合、暗い部屋も必要になります。
• 人間工学的に適切な家具、通信機器、事務用品、コンピューターシステムなど、必要なすべての機器をワークスペースに装備します。

これを適用するには？

整理整頓と清潔さ: 必要な機器が揃っているからといって、リモートワークの準備が整っているわけではありません。主な目的は仕事を成し遂げることであり、整理された方法で行うことができます。毎日作業スペースを掃除し、アイテムをすっきりさせましょう。週に 1 回大掃除をスケジュールし、デスクで食事をしないようにしましょう。

一貫性の維持: スケジュールに一貫性を持たせることは、単に時間を計画することだけではなく、仕事に一貫性がないという困難を避けることにもつながります。時間を管理する最善の方法は、事前に仕事の頻度を設定することです。そうすれば、大量の配達で行き詰まったり、理想よりも少ない仕事をこなすことになったりすることがなくなります。

自宅でのワークライフを整理整頓し、明確な境界線を設定することで、仕事にプロ意識が保たれ、生産性が高く保たれるというメリットがあります。

Google の社内の生産性エキスパートである Laura Mae Martin が、在宅勤務の習慣を改善するためにも役立つ生産性のヒントを 3 つ挙げています。

1. 優先順位を決め、他のことにはノーと言う勇気を持ってください
2. 毎日30分の「自分」の時間をスケジュールして、その日の自己推進力を高めましょう
3. 生産性とは、意図したものを達成することと定義してください
   

今、私たちは在宅勤務の「スマート」について話しているので、テクノロジーについて話さなければヒントは不完全です。これが次の習慣につながります。

こちらもご覧ください: 仕事でより成功するための習慣

習慣2: テクノロジーを活用して生産性を最大化

在宅勤務は、企業が多様な人材と高度に専門化されたスキルにアクセスできるようにします。スキルや才能は、必要な機会に適切なリソースが与えられたときに活用されます。現在の仕事のシナリオでは、テクノロジーは私たちの仕事のあらゆる側面を形作っているリソースです。

今こそ、これを使って習慣を改善し、リモートワークオフィスにスマートさをもたらす時です。

テクノロジーを活用する必要性は、過去20年間にテクノロジーが私たちの働き方や生活を変えてきたという事実から生じています。産業レベルで生み出されたテクノロジーは、今や家庭レベルでも自由かつ容易にアクセスできるようになっています。

これを適用するには？

テクノロジーを使って仕事をスケジュールし、管理しましょう

仕事のスケジュールを立てないと、プロジェクトの成果物作成中に頭がおかしくなる可能性があります。綿密な調査を行い、インタラクティブでタスクをリストアップして計画どおりに達成するのに役立つパーソナルオーガナイザーアプリをダウンロードしてください。即興を図る最善の方法は、カレンダーアプリをスケジューラーや To-Do リストと統合して、プロジェクトのステータスを常に把握できるようにすることです。

これらを実現するのに役立つアプリには次のものがあります。 Todoist、オムニフォーカス、Any.Do、 そして トレロ。

最新情報を入手してください

テクノロジーは私たちの働き方を変えています。より効率的で成功するためには、競争の激しいビジネス環境と同等のレベルを維持できるようなテクノロジーに遅れずについていく必要があります。最新の最先端技術について役立つ技術系のウェブサイト、フォーラム、ポッドキャストをご覧ください。同様に、マイクロソフト、グーグル、フェイスブックなどの大手テクノロジー企業に関連する現在のトレンドを読み続け、定期的に最新情報を入手してください。

テクノロジーを活用するもう 1 つの重要な手段は、テクノロジーを次の目的で使用することです。 批判的思考、コミュニケーション、組織力を向上させます。

キャリアやマネジメントに関する学習ソリューション、生産性向上のためのヒント、ワークマネジメントスキルの向上に役立つ無料のエクササイズなどにアクセスできるオンライン管理ツールをダウンロードしてください。

生産性の面では、以下を使用して学習の視野を広げてください マインドツール 次のリソースを提供します。

• トレーニングモジュール
• ブックオーディオ
• キャリアカフェ
• 専門家インタビューポッドキャスト
• テンプレートとワークシート
  

習慣の面では、 ハビティファイアプリ 習慣を作り、それをリアルタイムで追跡するのに役立ちます。アプリに技術目標を追加して、進捗状況を追跡し、必要に応じて習慣を改善することができます。

以下も参照してください。 Habitifyを使って本をもっと読む方法

習慣3：厳しいスケジュールを守る

仕事のスケジュールについて話すときはいつも、 スティーブン・コビー 美しい響きが本物です:

「重要なのは、スケジュールに載っていることに優先順位を付けるのではなく、優先順位を決めることです。」

スケジュールを量だけでなく質の高いタスクで満たすと、生産性が向上します。私たちのスケジュールは、私たちが行っている各タスクに意味を与え、付加価値を与えるものでなければなりません。

重要なのは、生産性は偶然ではなく、綿密な計画とスケジューリングの結果であるということです。1 日を時間ブロックに分割するように動機付ける「タイムブロッキング」の概念は、スケジューリングの重要性を理解するのに役立ちます。

私たちがタイムブロッキングについて話しているのは、従来のTo-Doリストよりも自由度が高く、助けが得られるからです。エースビジネスマンのイーロン・マスクは、それが彼にどのように役立ったかを教えてくれます。

信じてください。超人的な能力は必要ありません。

イーロン・マスクは、午前7時に起きるとすぐに、5分の時間枠で1日の計画を立て、考えているすべてのタスクをスケジュールします。これには、オフィスでの仕事だけでなく、家族との時間も含まれます。これにより、物事を順調に進めることができ、無駄な注意散漫から解放されます。

そのようなスケジュールが狂っているように思えるなら、ビル・ゲイツの「Think Weeks」パターンが助けになるでしょう。彼は多忙なスケジュールから少しでも時間を取って、自分のアイデアに費やしています。生産的だったのか？ええ、はい。 インターネットエクスプローラー そんな思いの週から生まれました。

これを適用するには？

• 朝型になって早起きを心がけましょう
• 有意義で、タスクに付加価値を与えるスケジュールを作成しましょう
• 時間をかけてタスクに優先順位を付け、重要なビジネス問題に注意を向けてください
• 時間単位またはブロックを作成して進捗状況を把握する
• 計画したタスクを厳密に完了し、必要に応じて調整を行います
• 1 つのツールやアプリを使ってすべての会議を整理し、最後までやり遂げましょう
• 翌日、スケジュールのどの部分を即興的に改善できるかを検討します。
  

才能や能力は異なりますが、レベルフィールド、つまり1日の時間数は同じです。必要なのは、「厳しい」スケジュールではなく、「賢く」スケジュールを組むことだけです。

「関連項目」: 朝型人間の5つの習慣

上記の3つの習慣を身に付ける際に覚えておくべき重要なことは、私たちの脳がどのように機能するかを理解することです。私たちの脳には、どんな環境にも適応し、その環境での行動を最適化する独自の能力があります。この機能は脳の可塑性と呼ばれ、私たちの環境が私たちの生活にどのように影響するかを説明しています。

つまり、健康的で生産的な職場環境を家庭で育てれば、脳はそれに応じて配線され、一貫したルーチンがあれば、脳はその環境に適応し、生産性の向上につながります。しかし、一貫性が崩れてしまい、脳がそれ自体に適応できなくなり、仕事の生産性が低下する可能性があります。

結論

エイブラハム・リンカーン 有名な話ですが、

「木を切り倒すのに6時間あったら、最初の4時間はのこぎりを研ぐのに費やすだろう。」

スマートワークの成功は、時間と労力をかけて最大の生産性を実現する環境を作ることです。最初に時間をかければかけるほど、後で苦しむことは少なくなります。重要なことは、どこに適切な投資を行うべきかを知ることです。

私たちは今、在宅勤務が新しい常識となった世界に住んでいます。スマートに働くには、テクニックを再構築し、習慣になるまで一貫して実践し、改善する必要があります。これまで以上に、私たちは必要としています。 良い習慣 できる限り生産性を上げることが私たちの味方です。

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